Срок хранения бухгалтерских документов

Любая деятельность, если она легальная, немедленно начинает обрастать бумагами, отчетностью, договорами, накладными, в общем, архив любого действующего субъекта предпринимательства, быстро наполняется пыльными папками и массой бумаги, которую надо где-то хранить. Как правило, этим занимается бухгалтерия, а если предприятие работает не один год, да еще и с большим количеством работников, то приходится, помимо бухгалтерской и налоговой помощи приглашать профессионального архивариуса для наведения порядка в тоннах макулатуры. А вот, сколько хранить и что хранить — это немаловажный вопрос для каждого руководителя.
Срок хранения бухгалтерских документов четко прописан в положениях о хранении документов и налоговой отчетности. Перечислять все нормы и позиции наверно нет смысла. На сайте Минфина РФ всегда можно найти нужную позицию и посмотреть. Тут надо просто понимать подход и причины подхода, чтобы легко ориентироваться в положениях. И наверно половина бумаг сразу уйдет в небытие или станет источником дополнительных доходов, как утильсырье.

  • Годовая отчетность.
  • Квартальная.
  • Договора.
  • Платежные документы.
  • Зарплатные ведомости.
  • Накладные.

 

Годовая и квартальная отчетности

Здесь подход простой. Все что связано с годовой отчетностью по деятельности субъекта, что касается хозяйственно-финансовой деятельности в отчетах и цифрах, подлежит хранению постоянно. Соответственно все протоколы проверок фискальных органов, годовые финансовые отчеты о поступлениях валюты тоже подлежат постоянному хранению. К ним же относятся первичные документы и протоколы, связанные с изменениями в составе учредителей, акты об исключении или принятии новых членов, о ликвидации субъекта предпринимательской деятельности.
Пояснительные записки к отчетам, утвержденные планы, доклады, квартальные отчеты, переписки связанные с изменением цен – хранятся не менее пяти лет.

 

Договора и платежные документы

Договора, связанные с имущественными обязательствами, дарения, лизинга, аренды, покупки земли или недвижимого имущества, хранятся постоянно. Договора и бумаги, связанные с хозяйственной деятельностью, купли-продажи, оказания услуг, комиссионные и т. д. не менее пяти лет. При этом все финансовые документы хранятся по такой же градации. То есть все, что связано с имущественными договорами – постоянно, а все что связано с договорами хозяйственной деятельности не менее пяти лет.

 

Зарплатные ведомости

Кассовые книги, ведомости начисления и выдачи зарплат, хранятся постоянно, мало того, после закрытия деятельности субъекта предпринимательства, ведомости о начислении зарплат должны передаваться в Архив, и их срок хранения там, исчисляется десятилетиями, во всяком случае, в архивах Пенсионного Фонда, до сих пор, есть накладные о начислении зарплат служащим, еще царской России. Ведомости о начислении дивидендов – семьдесят пять лет, но опять же это в случае если субъект проживет эти годы, если нет, то передается в Архив.

 

Накладные

Поскольку накладные и все возможные сопроводительные бумаги на грузы, товары и т. д. являются неотъемлемой частью договоров, по которым производились работы, поставки, или приемка товаров, то эти документы имеют те же сроки что и договора, на основании которых эти действия производились.
Надо сказать, что после проведения проверки и получения актов с заключением о проведенной проверке фискальными уполномоченными органами, все те документы по которым было сделано положительное заключение, можно уничтожить. Товарно-транспортные накладные, товарные накладные, выписки, сверочные акты поставок, все это после проверок и заключений теряет смысл хранения.

Опытные бухгалтеры каждый год, после проведения проверок и сдачи отчетов, обязательно проводят ревизию бумаг и уничтожают ненужную макулатуру, которая потеряла сроки и смысл хранения. Они отлично знают нормативы на длительность хранения бухгалтерских документов.

Поэтому знание сила, это, без сомнения, но все гораздо надежней и проще, если этой работой занимается профессионал. Тогда подобные вопросы вас не будут мучить и, ваш архив, не будет наполняться ненужной макулатурой.