Автоматизация учета на предприятии: как это осуществить эффективно?

Мечта любого предпринимателя и бухгалтера - полностью автоматизировать весь процесс учета, чтобы минимизировать трудозатраты. Однако поговорка «Без человека машина мертва» остается и еще долго останется актуальной, поскольку учет - это вторичная операция, которая следует за результатом деятельности человека. А человеку свойственна некоторая неточность и приблизительность в своих действиях, которых напрочь лишена машина, какая бы совершенная она не была. И это основная проблема любого учета. Упростить и облегчить задачи учета вполне посильно. Но полностью автоматизировать никак не получится. Поскольку своевременный ввод данных, даже в самую совершенную и всеобъемлющую программу зависит не от машины, а от конкретных исполнителей. Максимум, чего можно добиться, это упрощение передачи данных.
Автоматизация учета на предприятии вполне под силу программе 1-С. Однако, как это осуществить эффективно, так чтобы данные поступали непрерывно и вовремя - это уже результат эффективного управления и трудовой дисциплины.

  • Локальные сети.
  • Что они дают.

 

Локальные сети


Программа 1С уже хорошо известна всем бухгалтерам. Версия 1с 8 8 бухгалтерия является самой затребованной сегодня. Описывать ее работу и методику пользования мы не будем. Для этого есть специализированные сайты и обучающие программы. Мы коснемся самых главных проблем, которые накапливаются на предприятиях, непозволяющие даже при наличии программы и компьютерного оснащения всех подразделений все же вовремя справляться с потоком данных и их систематизацией.
Конечно сама программа намного облегчает работу бухгалтера. Освобождает его от сотни вычислительных операций, сверки данных и подгонки чисел. Однако нередко случается, когда данные баланса, которые выдает программа, совсем не совпадают с реальным состоянием банковских счетов и товарных остатков. А это и есть главная проблема, и решение ее зависит от исполнителей на местах, которые или не вовремя передают данные, или просто не выполняют необходимых документальных операций, оставляя это на потом. Выявляются такие пробелы слишком поздно, и именно это постоянно мешает точному и своевременному учету.
Единственный способ взять под контроль своевременную отчетность от подразделений - это замкнуть всех бухгалтерских департаментов на главного бухгалтера и его отдел. Сделать это можно с помощью локальной сети, в которой каждому департаменту выделить отдельный субсчет с полным оперативным доступом и контролем со стороны главного бухгалтера.
На крупных предприятиях, особенно производственных, подобная схема работы и контроля позволит получать все данные от всех служб немедленно по окончании операции.

Что они дают


Для этого весь складской учет должен быть переведен на компьютерную программу. Распечатка всех сопровождающих сделку документов, накладных, товарно-транспортных, железнодорожных накладных и счетов на оплату будут немедленно отражаться в данных у главного бухгалтера. Исключить ручную выписку документов совсем. Все перевести на компьютерный учет.
В этом случае любые изменения в балансовом состоянии будут полностью соответствовать текущему моменту. Программа сама будет вносить коррективы по результатам полученных данных: в дебиторской и кредиторской задолженности; товарных остатков и состоянии складов сырья и материалов.
Подобным метод дает возможность руководителю полностью контролировать весь процесс работы предприятия.
Он решает не только вопросы своевременного учета и его автоматизации. Он интенсифицирует сам принцип управления. Делает его процесс прозрачным и по этому эффективным.
Ведь руководитель, видя весь процесс в реальном времени, может:

  • Составить представление о слабых технологических узлах, которые задерживают процесс.
  • Выделить те направления, которые можно усовершенствовать или полностью упразднить.
  • Отслеживать  весь процесс полностью в целом и в то же время по отдельным узлам, позволяя составить представление о профессионализме того или иного руководителя подразделения.

В общем, быть руководителем предприятия, а не начальником замов и начальников отделов, как это общепринято в наших предприятиях.
Для главного бухгалтера и финансового директора постоянный поток систематизированной информации, и точное состояние дел по результатам рабочего дня, декады, месяца позволят более эффективно:

  • Планировать бюджет.
  • Следить за  его выполнением.
  • Отслеживать моменты наибольших финансовых рисков, чтобы используя полученную информацию, правильно распределять финансовые потоки.

Для маркетолога такая база данных - неоценимая информация для глубокого анализа работы предприятия и выбора правильной, эффективной стратегии.
То есть польза от подобной организации настолько велика, что проблема бухгалтерского учета как такового – это малая частность того общего комплекса проблем который решается таким методом.

Конечно, для создания подобной сети мало наличия компьютеров. Для этого необходимо соответствующее программное обеспечение.  К сожалению, невозможно использовать одну унифицированную программу для всех случаев жизни. Да и сама 1С будет беспомощна перед обвалом данных, которые будут поступать ежесекундно  со всех сторон.
Но в наше время это не проблема. Да и программа, необходимая для систематизации данных и их ввода в программу не столь уж сложна. В наше время создаются многоуровневые, программы управления, целыми государственными системами. О такой мелочи, как предприятие, даже очень крупное, речи нет! Тем более, что уже есть готовые наработки, Они давно есть и у нас и за рубежом, и усовершенствовать или адаптировать их для конкретного случая, в наше время совсем не проблема.
Для руководителей предприятия, автоматизация учета на предприятии таким способом дает ответ - как это осуществить эффективно и не только для бухгалтерии. Это полностью меняет саму систему управления и методов тотального контроля.
Понятно, что при такой постановке полной прозрачности информационных потоков усложняются методики оптимизации налогообложения, и тем более сокрытия доходов. Именно это и есть основной сдерживающий фактор, который мешает повсеместному внедрению такой автоматизация учета на предприятии. И все ищут способы, как это осуществить эффективно, без использования прозрачной и все отражающей программы.
Однако по-другому, это невозможно!
И любая частичная автоматизация, только сильней запутывает общую систему отчетности и создает дополнительные проблемы.